Quando si richiede la trascrizione o iscrizione di un atto giudiziario in Conservatoria è facile incappare in alcuni ostacoli o obiezioni da parte dell'Ufficio competente. Il caso più classico è che l'addetto all'Ufficio Accettazione, dopo aver esaminato l'atto, rifiuti di trascriverlo perché non è conformizzato correttamente.
In questo articolo vedremo come predisporre un'attestazione di conformità senza errori.
1. Il potere di autentica degli Avvocati
2. Gli errori più comuni nella conformizzazione di un atto giudiziario da trascrivere in Conservatoria
3. Tre regole per un'attestazione di conformità corretta
4. Una proposta di modello per l'attestazione di conformità
1. Il potere di autentica degli Avvocati
L'art. 16 bis comma 9 bis DL 179/12 introdotto dall’art. 52 del decreto legge 24 giugno 2014 n. 90 convertito con la legge 11 agosto 2014 n. 114 e modificato dalla legge 132/2015 ha introdotto per gli Avvocati il potere di autentica sugli atti e i provvedimenti esistenti nel fascicolo informatico di un procedimento. Questo passo ha determinato una svolta significativa, da un lato snellendo l'attività delle Cancellerie dei Tribunali, dall'altro abbattendo le lunghe code e i tempi di attesa per la richiesta e il rilascio delle copie conformi degli atti.
Gli Avvocati possono quindi scaricare sul proprio computer un atto o provvedimento, attestandone essi stessi la conformità senza doversi recare personalmente negli uffici di Cancelleria dei Palazzi di Giustizia, facoltà che in tempi di emergenza sanitaria unisce l'utile al sicuro, perché consente di evitare inutili affollamenti.
Nonostante il potere di autentica dei difensori non sia più una novità, capita ancora che le richieste di trascrizione o iscrizione di un atto presso le Conservatorie dei Registri Immobiliari vengano rifiutate perché il titolo presentato (per esempio un decreto ingiuntivo o un atto di citazione) non è stato conformizzato correttamente.
2. Gli errori più comuni nella conformizzazione di un atto giudiziario da trascrivere in Conservatoria
Possiamo distinguere gli errori più comuni nella conformizzazione di un atto in due tipologie: errori nella redazione dell'attestazione stessa ed errori nella forma in cui questa viene presentata all'Ufficio competente.
I primi sono dovuti perlopiù a disattenzione giacché capita che i dati riportati nel documento siano sbagliati, imprecisi, o insufficienti: ad esempio viene inserito un numero di R.G. errato, oppure vi è un'indicazione sbagliata nel conteggio delle pagine che compongono l'atto che si sta conformizzando.
Fra gli errori formali che viziano la conformizzazione di un atto i più ricorrenti sono:
- la mancata apposizione del timbro di congiunzione fra tutte le pagine dell'atto, a garanzia che i fogli fascicolati appartengono al medesimo provvedimento;
- l'omissione della firma autografa sui timbri di congiunzione o nell'ultima pagina, a chiudere l'attestazione di conformità;
- la presentazione dell'attestazione di conformità come documento separato, mentre dovrebbe essere un tutt'uno con l'atto.
3. Tre regole per un'attestazione di conformità corretta
Seguendo alcune semplici regole è possibile attestare la conformità di un atto o provvedimento senza far insorgere obiezioni al momento della richiesta di trascrizione in Conservatoria.
Regola numero 1: usare un modello
Preparare l'attestazione di conformità partendo da un modello non solo fa risparmiare tempo, ma dà una certa garanzia sulla correttezza degli elementi "fissi", per esempio i dati anagrafici dell'attestante e la normativa di riferimento. Inoltre, la presenza di etichette segnaposto, come "data", ricorderà quali dati si dovranno inserire, come pure la successione dei documenti dei quali si deve attestare la conformità.
Regola numero 2: attenzione alla correttezza dei dati
Bisogna sempre ricontrollare scrupolosamente che i dati "variabili", per esempio quelli relativi all'atto di cui si attesta la conformità siano corretti e completi.
Regola numero 3: niente fogli svolazzanti
E' necessario apporre il foglio contenente l'attestazione di conformità come ultima pagina, da pinzare assieme all'atto in un'unico fascicolo.
4. Una proposta di modello per l'attestazione di conformità
Vi proponiamo di seguito un esempio di attestazione di conformità.
ATTESTAZIONE DI CONFORMITÀ
Io sottoscritto Avvocato Xxxxxxx Xxxxx (C.F. XXXXXXXXXXXXXXX) iscritto all'albo degli Avvocati presso l'Ordine degli Avvocati di Xxxxxxxxxx, quale difensore del Sig. Xxxxxx Xxxxxxxx,
ATTESTO
ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 16 bis comma 9 bis, 16 decies e 16 undecies del D.L. 179/2012, convertito dalla L. 221/2012, che la copia cartacea dell’atto di citazione del Tribunale di xxxxxxxxxxxx Cronologico/Repertorio n. xxxx/xxxxxx, composto da n. xx pagine, la relata di notifica, la cartolina e l’avviso di ricevimento sono copie conformi dei corrispondenti documenti estratti dal fascicolo informatico R.G. n. xxxxx/xxxx
LUOGO E DATA FIRMA
(autografa)
In conclusione la Legge 221/2012 ha contribuito a snellire il carico di lavoro delle Cancellerie dei Tribunali in relazione alle richieste di copie conformi degli atti e al tempo stesso ha consentito di velocizzare l'attività di richiesta di trascrizione e iscrizione degli atti giudiziari presso le Conservatorie di RR.II.
